Mitarbeiterkommunikation – das strategische Instrument der internen Kommunikation

Beim Thema Identifikation und Motivation spielt die interne Kommunikation eine übergeordnete Rolle. Denn wird einem optimal funktionierenden Austausch zwischen Belegschaft und Führungsebene wenig Beachtung geschenkt, kann sich die schlechte Stimmung negativ auf die Leistung jedes Einzelnen und somit auch auf den Unternehmenserfolg auswirken. Worauf es bei der Mitarbeiterkommunikation wirklich ankommt, wie sich diese gezielt optimieren lässt und warum Führungskräfte dieses strategische Instrument jederzeit im Blick behalten sollten, haben wir für Sie zusammengefasst.

Warum ist eine optimale Mitarbeiterkommunikation so wichtig für den Unternehmenserfolg?

Für maximalen Unternehmenserfolg und höchste Leistungsbereitschaft innerhalb der Belegschaft ist eine gut funktionierende Mitarbeiterkommunikation essenziell. Denn nur mithilfe der internen Kommunikation können sowohl die Mitarbeiter*innen als auch Führungskräfte effizient zusammenarbeiten und gemeinsam Projekte vorantreiben. Wird nicht ausreichend oder nur schlecht unter- bzw. miteinander kommuniziert, kann es zu gravierenden Fehlern oder unnötigen Missverständnissen kommen. Die Folge sind mangelnde Identifikation und unmotivierte Mitarbeiter*innen oder schlimmstenfalls sogar die innere Kündigung. Somit zählt der kontinuierliche Austausch von Informationen und Wissen zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren überhaupt, wenn es um die gezielte Umsetzung strategischer Unternehmensziele und Veränderungsprozesse geht. 

Wie lässt sich Mitarbeiterkommunikation gezielt optimieren?

Nur miteinander zu reden, reicht noch längst nicht aus, um eine optimale Mitarbeiterkommunikation sicherzustellen. Erst recht nicht in großen Unternehmen oder Konzernen mit unzähligen Mitarbeiter*innen. Je nach Größe eines Betriebs sollten Führungskräfte und Personen in Leitungsfunktion die interne Kommunikation nicht nur von oben nach unten, sondern möglichst klar und transparent gestalten und die Belegschaft bewusst integrieren. Dabei gilt es, nicht nur den Flurfunk jederzeit im Griff zu haben, sondern auch auf die verschiedensten Kommunikationsmittel und Formen des Dialogs zurückzugreifen, um die Arbeitsprozesse zu fördern oder um Informationen rund um das eigene Unterneh-men zu verbreiten. 

Gut zu wissen: Die klassische Mitarbeiterkommunikation verläuft zumeist nur in eine Richtung, von der Chefetage hin zur Belegschaft. Führungskräfte, die die Wünsche und Ideen der Belegschaft berücksichtigen und die Mitarbeiterzufriedenheit fördern wollen, setzen jedoch auf einen bidirektionalen Austausch zwischen der Führungsebene und den Angestellten – auch unter dem Begriff der „Bottom-up-Kommunikation“ bekannt.

Was sind die Ursachen und Folgen schlechter Mitarbeiterkommunikation? 

Mitarbeiter*innen ebenso wie auch Führungskräfte sind in erster Linie Menschen. Und wo Menschen miteinander kommunizieren, können entsprechende Fehler oder Missverständnisse auftreten. Die Ursachen dafür sind so vielfältig wie die verschiedenen Charaktere selbst. Wer jedoch von Anfang an mögliche Fehlerquellen für eine schlechte Mitarbeiterkommunikation vermeidet, kann dauerhaft für mehr Motivation und Zufriedenheit, optimierte Arbeitsprozesse sowie maximale Unternehmenserfolge sorgen. 

1. Verspätete, unvollständige oder intransparente Kommunikation: Wichtige Neuigkeiten, Interna oder Veränderungen sollten möglichst früh, klar und an die gesamte Belegschaft kommuniziert werden. Sonst fühlen sich einzelne Mitarbeiter*innen hintergangen, nicht ausreichend informiert und verlieren durch die fehlende Einbindung das Vertrauen und ihre Motivation. 
    
2. Mangelnde Wertschätzung innerhalb der Kommunikation: Mit den Mitarbeiter*innen sollte immer respektvoll und wertschätzend kommuniziert werden. Eine herablassende oder respektlose Mitarbeiterkommunikation führt nur zu einem Verlust von Anerkennung und Motivation. 
    
3. Konkurrenzdenken durch mangelhafte Mitarbeiterkommunikation: Wird mit einzelnen Abteilungen oder Mitarbeiter*innen bevorzugt kommuniziert, entsteht ein unnötiger Wettbewerb untereinander. Somit läuft die Belegschaft Gefahr, kein Wir-Gefühl zu entwickeln und nicht gemeinsam an einem Strang zu ziehen. 
    
4. Fehlende Anerkennung individueller Leistungen und Meinungen: Eine mangelnde Lobkultur kann sich genauso negativ auswirken wie die Nichtberücksichtigung individueller Wünsche, Meinungen und Ziele. Nichts wirkt sich negativer auf die Motivation der Belegschaft aus, als wenn bspw. nicht ausreichend oder gar nicht auf die im Zuge einer Mitarbeiterbefragung erfassten Probleme und Forderungen reagiert wird.
    

5. Verwendung falscher Kommunikationskanäle: Was bringen hervorragend aufbereitete Informationen und modernste Instrumente, wenn diese von der Belegschaft nicht genutzt bzw. von den Mitarbeiter*innen gar nicht erst abgerufen werden.

Welche Rolle spielt der Flurfunk bei der Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation? 

In vielen Unternehmen erfährt die Belegschaft wichtige Entscheidungen, Neuigkeiten oder wichtige Informationen seitens der Führungsebene bevorzugt über den sogenannten „Flurfunk“. Also durch die Gespräche einzelner Mitarbeiter*innen untereinander, die zumeist auf Hörensagen anderer beruhen. Missverständnisse, Fehlinterpretationen und persönliche Bewertungen sind in der Regel vorprogrammiert. Natürlich liegt es in der Natur des Menschen, sich untereinander auszutauschen. Für die interne Kommunikation können die kaum steuerbaren Unterhaltungen auf den Gängen jedoch schwerwiegende Folgen haben. Aus diesem Grund ist es für Führungskräfte durchaus wichtig, bestmöglich über den aktuellen Flurfunk im Bilde zu sein und bei Bedarf gezielt auf die Gerüchteküche bzw. offene Fragen zu reagieren. Idealerweise durch eine transparente und klare Mitarbeiterkommunikation. 

Welche Kanäle sind für die Mitarbeiterkommunikation am besten geeignet?

Je nach Größe eines Unternehmens bieten sich die verschiedensten Möglichkeiten, die interne Kommunikation zu fördern und einen möglichst einfachen Austausch untereinander zu ermöglichen. Das Portfolio verfügbarer Tools und Lösungen umfasst sowohl persönliche und schriftliche als auch elektronische Formen der Kommunikation. Die zum Einsatz kommenden Instrumente sollten in Abhängigkeit der weiterzugebenden Informationen und im Rahmen eines durchdachten Gesamt-Kommunikationskonzepts ausgewählt werden. 

Mitarbeitergespräch und Team-Meeting: Der nach wie vor einfachste Weg, um sich mit der Belegschaft oder den eigenen Kollegen auszutauschen, ist und bleibt das persönliche Gespräch. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um ein Meeting mit mehreren Personen oder ein Einzelgespräch handelt. 

Mitarbeiter-App: Wenn möglichst einfach, schnell und digital kommuniziert werden soll, setzen zahlreiche Unternehmen inzwischen auf moderne Technologien. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass auch Mitarbeiter*innen ohne festen Arbeitsplatz oder Zugriff aufs Intranet, mit relevanten Informationen oder Arbeitsanweisungen versorgt werden können. 

Kommunikations-Tools: Durch die zunehmende Akzeptanz von Homeoffice und ausgelagerten Arbeitsprozessen kommen immer häufiger digitale Kommunikationsmittel zum Einsatz, die den Austausch via Livestream, Chat oder Videokonferenz ermöglichen. 

Intranet: Das geschlossene Netzwerk kann auch als digitale Version der Mitarbeiterzeitung verstanden werden und versorgt die Belegschaft mit allen wichtigen Neuigkeiten rund um das Unternehmen. Darüber hinaus kann es auch als internes Kommunikationsmittel zum Austausch von Wissen sowie als Tool zur Verteilung bzw. Bearbeitung von Aufgaben dienen. 

Mitarbeiterzeitung: Und wie sieht es mit Ihrer Mitarbeiterzeitung aus? Wenn Sie (noch) keine Mitarbeiterzeitung haben, sollten Sie darüber nachdenken, eine solche einzuführen — am besten digital und mobiloptimiert. Gibt es bereits eine Mitarbeiterzeitung? Überlegen Sie, wann das Konzept zuletzt überarbeitet wurde. Schon länger her? Dann ist es vielleicht wieder einmal Zeit für einen Relaunch. 

Unternehmens-Wiki: Dient als Informationsquelle für alle Mitarbeiter*innen eines Unternehmens und kann fortlaufend ergänzt oder bearbeitet werden. In erster Linie bietet es die Möglichkeit, vorhandenes Wissen zu speichern und an andere Kollegen nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters /einer Mitarbeiterin weiterzugeben. 

Wie lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen erfassen?

Die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter*innen wirkt sich unmittelbar auf die Identifikation mit dem Unternehmen und deren Leistungsbereitschaft aus. Vorausgesetzt, die Führungsebene ist sich über deren Wünsche, Interessen und Ziele im Klaren. Daher empfiehlt es sich, so häufig wie nur möglich eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen und die eigene Belegschaft von Anfang an in Entscheidungs- bzw. Veränderungsprozesse zu integrieren. Hierfür eignen sich neben persönlichen Gesprächen auch anonymisierte Umfragen über das Intranet oder über eine sogenannte „Sorgenbox“.

Wie kann man lernen, worauf es bei einer erfolgreichen Mitarbeiterkommunikation ankommt?

Im Idealfall ist eine transparente interne Kommunikation stets Teil einer offenen und werteorientierten Unternehmenskultur. Doch worauf es beim Einsatz geeigneter Instrumente wirklich ankommt, welche Kommunikationskanäle die richtigen sind und wie eine optimale Mitarbeiterkommunikation gestaltet sein sollte, wissen nur die wenigsten. Wer den Austausch untereinander gezielt fördern will, braucht das nötige Know-how und strategische Ansätze. Fachkenntnisse und Qualifikationen, die sich angehende Führungskräfte oder Mitarbeiter*innen in Leitungspositionen im Rahmen einer Fortbildung, Umschulung oder Weiterbildung in Form eines Abend-, berufsbegleitenden, dualen oder Fernstudiums, zum Beispiel bei der sgd – Deutschlands führender Fernschule – gezielt aneignen können.