Kritikgespräch führen – wie kritisiert man als Führungskraft erfolgreich und respektvoll?

Zu den wichtigsten Aufgaben von Führungskräften, Vorgesetzten oder Mitarbeitern in leitenden Funktionen zählen in erster Linie die Steuerung und Motivation der ihnen unterstellten Personen. Zu den eher unangenehmen Dingen gehören dabei Gespräche, die ein Fehlverhalten kritisieren – sei es nun bzgl. der Arbeit selbst oder im persönlichen Umgang mit anderen Kollegen. Viele scheuen sich regelrecht vor einer solchen Situation und befürchten, entweder auf absolutes Unverständnis oder im schlimmsten Fall sogar auf Ablehnung zu stoßen. Wie Sie als Führungskraft dennoch ein Kritikgespräch richtig führen, sich optimal darauf vorbereiten, und welche Fehler dabei unbedingt vermieden werden sollten, haben wir für Sie kurz und prägnant zusammengefasst. 

 
Was ist ein Kritikgespräch und warum ist es so wichtig?

Eine Führungskraft muss vor allem Prozesse steuern, strategische Entscheidungen treffen und die eigenen „Untergebenen“ motivieren, um die seitens des Unternehmens aufgestellten Ziele zu erreichen. Doch nicht immer läuft alles glatt, und es kann zu ungeplanten Problemen im Betriebsablauf kommen. Vor allem dann, wenn einzelne Mitarbeiter einen Fehler machen. Um das jeweilige Problem jedoch umfassend analysieren und eine Lösung dafür finden zu können, braucht es ein konstruktives Kritikgespräch.

Somit zählen Zielvereinbarungs-, Beurteilungs-, Entwicklungs-, Konflikt-, Informations- und Problemlösungsgespräche eher zu den unliebsamen Herausforderungen im Alltag einer Führungskraft. Ungemein wichtige Aufgaben, die man als Vorgesetzter jedoch in der Regel nicht einfach delegieren kann, sondern selbst erledigen muss. Denn nur so lassen sich konkrete Punkte gezielt ansprechen und konstruktive Kritik platzieren, damit ein Mitarbeiter die eigenen Fehler erkennen, daraus lernen und das Fehlverhalten ändern kann.

Was sind die Ziele eines Kritikgesprächs?

Das oberste Ziel eines Mitarbeitergesprächs sollte sein: Fehler bzw. Probleme zu erkennen, zu analysieren und nach entsprechenden Lösungen zu suchen. Somit muss ein Kritikgespräch nicht per se als etwas Negatives bewertet werden. Vielmehr dient es als wirksames Führungsinstrument, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu fördern und eventuell auftretende Abweichungen von der Norm zu korrigieren. Wofür ein Kritikgespräch nicht unbedingt herhalten sollte, ist die Klärung der Schuldfrage. Hier einige der wichtigsten Ziele:

• Lösungen, um Probleme in Zukunft gezielt zu vermeiden
• positive Veränderungseffekte
• Vermeidung von Kündigung
• Ausbau der Mitarbeiterzufriedenheit
• Erreichen der Unternehmensziele 

Was ist der richtige Ort für das Kritikgespräch?

Grundsätzlich gilt: Ein Kritikgespräch sollte an einem ruhigen, abgrenzbaren Ort stattfinden, an dem eine gewisse „Privatsphäre“ gewahrt werden kann, und nicht vor Dritten. Soll heißen, dass die Unterhaltung idealerweise nicht am Telefon und auch nicht in der Teeküche oder Betriebskantine geführt werden sollte.

Eigenes Büro oder Meeting-Raum: Vorgesetzte neigen häufig dazu, ein Kritikgespräch im eigenen Büro zu führen. Allerdings können die Räumlichkeiten des Chefs einen ungewollten Nebeneffekt auslösen. Daher empfiehlt es sich, eher einen neutralen Ort für das Mitarbeitergespräch zu nutzen – ob nun in einem geschlossenen Raum oder im Freien.

Frontal oder über Eck: Für gewöhnlich sitzt man sich bei einem Gespräch gegenüber. Im Falle eines Kritikgesprächs kann das „Überecksitzen“ jedoch dazu beitragen, ein Gefühl von Konfrontation zu minimieren und die Atmosphäre von Anfang an etwas zu lockern.

Sitzen oder Bewegen: Natürlich sollte ein Kritikgespräch nicht einfach so zwischendurch geführt werden. Dennoch kann ein im Gehen geführtes Gespräch mitunter besser laufen als im Sitzen. Denn die Bewegung fördert den Abbau von Stresshormonen, man muss dem Gegenüber nicht zwingend in die Augen sehen, und man kann sich mehr Zeit lassen bei der Beantwortung unangenehmer Fragen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein Kritikgespräch?

Grundsätzlich ist zwischen einem sofortigen und einem geplanten Kritikgespräch zu unterscheiden. In beiden Fällen sollte zwischen dem Auftreten eines Fehlers bzw. eines Problems und dem Finden einer Lösung nicht allzu viel Zeit vergehen. Denn sonst könnte die Relevanz einer zu besprechenden Angelegenheit verloren gehen. Somit besteht die größte Herausforderung darin, genau den richtigen Moment abzupassen.

Das Timing ist also entscheidend! Aber wann ist genau der richtige Zeitpunkt für ein Kritikgespräch? Hier scheiden sich grundsätzlich die Geister. Während manche Experten überzeugt davon sind, dass unmittelbar nach Arbeitsbeginn der beste Moment sei, plädieren andere wieder für Termine kurz vor dem Feierabend oder rund um die Mittagspause. Schlussendlich kommt es auf das nötige Fingerspitzengefühl an. Denn weder ein Überfall bei der morgendlichen Kaffeepause noch ein Termin am Freitagnachmittag sorgen für ein brauchbares Ergebnis.

 
5 Phasen für ein lösungsorientiertes Kritikgespräch

Eine gute Führungskraft zeichnet sich vor allem dadurch aus, die eigenen Mitarbeiter und Unternehmensprozesse optimal zu koordinieren. Teil dieser Kompetenzen ist auch die professionelle Vorbereitung von Konfliktgesprächen, um nicht konzeptlos nach Lösungen zu suchen und je nach Verlauf des Kritikgesprächs flexibel auf das Gegenüber reagieren zu können. Als eine Art Leitfaden für die lösungsorientierte Gesprächsführung empfiehlt sich eine Aufteilung in aufeinander aufbauende Phasen.

Phase 1 – Begrüßung und Beschreibung des Kritikpunkts: Nach einer freundlichen Begrüßung und einer kurzen Herleitung kommen Sie zügig zur Sache und beschreiben möglichst neutral, um welchen Kritikpunkt bzw. welche Angelegenheit oder welchen Sachverhalt es konkret geht.

Phase 2 – Stellungnahme des Mitarbeiters: Jetzt ist vor allem Ihr Gegenüber am Zug und darf sich umfassend zur Sachlage äußern. Wichtig ist, dass Sie ihm ausreichend Zeit einräumen, sich geduldig alle Ansichten anhören und ggf. darauf eingehen.

Phase 3 – Lösungen finden: Im nächsten Schritt gilt es, die individuellen Werte, Vorstellungen und Ziele auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Im besten Fall bringt der Mitarbeiter bereits selbst konstruktive Ideen ein, um ein vorhandenes Problem zu lösen. Andernfalls suchen Sie gemeinsam nach Lösungen.

Phase 4 – Lösungen planen und umsetzen: Nun gilt es, entsprechende Konsequenzen, neue Zielvereinbarungen oder konkrete Ergebnisse bzw. Termine zu deren Erreichen festzulegen. Vermieden werden sollten dabei offene Aussagen, die keinen Verpflichtungscharakter aufweisen.

Phase 6 – Erfolgskontrolle: Um das Erreichen der im Gespräch vereinbarten Ziele kontrollieren zu können, sollte ein Termin für ein weiteres Feedbackgespräch festgelegt und ein Protokoll erstellt werden. So erhält der Mitarbeiter eine Art Deadline, bis zu der das eigene Verhalten geändert oder ein Problem gelöst werden muss.

Was sind die häufigsten Fehler bei einem Kritikgespräch?

Ein Kritikgespräch kann noch so gut vorbereitet sein. Werden einige wichtige Fehlerquellen nicht beachtet, kann ein Mitarbeitergespräch in die falsche Richtung laufen und im schlimmsten Fall im Fiasko enden.

1. Emotionale Reaktion: Mehr denn je gilt, vor einem Kritikgespräch erst einmal „etwas Gras über die Sache wachsen zu lassen“, um im Gespräch nicht emotional und unkontrolliert zu reagieren – sei es nun argumentativ oder in der Körpersprache.
2. Schlechte Vorbereitung: Es sollte unbedingt vermieden werden, ein Kritikgespräch „aus der Hüfte heraus“ zu führen. Denn dies führt in der Regel nicht zu zielführenden Lösungen und belegt nicht gerade die Souveränität der Führungskraft.
3. Falscher Zeitpunkt: Ein Kritikgespräch sollte nicht zu spät, aber auch nicht zu früh geführt werden. Hier kommt es auf das richtige Fingerspitzengefühl an, um ein Problem nicht „verjähren“ zu lassen.
4. Falscher Ort: Ein Kritikgespräch offen vor anderen Mitarbeitern zu führen, ist nicht nur unhöflich, sondern kann unnötigerweise weitere Probleme verursachen.
5. Persönlicher Angriff: Das Gegenüber persönlich anzugehen, ruft zumeist nur eine Abwehrhaltung hervor. Vielmehr sollte kommuniziert werden, was konkret erwartet wird und wie der Mitarbeiter sein Verhalten in bestimmten Situationen zukünftig ändern soll.
6. Verallgemeinerungen: Absolutismen wie „Immer“ oder „Nie“ sind genauso wenig gute Gesprächspartner wie Vermutungen oder Anschuldigungen Dritter. Der Fokus sollte idealerweise auf einem konkreten Problem, dessen Lösung und dem betreffenden Mitarbeiter liegen.
7. Unkonkrete Ziele: Veränderungen können nur dann eintreten, wenn die Lösungen für ein Problem möglichst genau definiert werden. Hierzu zählt auch die konkrete Darstellung der Fehlerwirkung, um Kritik zu verstehen, anzunehmen und eine entsprechende Verhaltensänderung einleiten zu können. 

Wie und wo kann man die Durchführung von Kritikgesprächen gezielt lernen?

Als Führungskraft ist man immer wieder mit der Durchführung von Kritikgesprächen konfrontiert, und für die meisten Vorgesetzten oder Mitarbeiter mit Führungsfunktion ist dies keine einfache Sache. Während der eine charakterliche Stärken mitbringt und problemlos lösungsorientierte Gespräche führen kann, tun sich andere damit eher schwer. Da auch hier – wie so oft – das bekannte Motto „Übung macht den Meister“ gilt, kann sich jede Führungsperson und jeder aufstrebende Mitarbeiter entsprechende Fähigkeiten und Qualifikationen gezielt aneignen. Sei es per Fortbildung, Umschulung oder Weiterbildung in Form eines berufsbegleitenden, dualen, Abend- oder Fernstudiums zum Beispiel bei einem der Führungskurse der sgd – Deutschlands führender Fernschule.