Word für Anfänger – erste Anleitung für Einsteiger

Microsoft Word – diejenigen, die regelmäßig mit Texten arbeiten, also in der Textverarbeitung tätig sind, werden dieses Programm kennen. Um Word als Teil von Microsoft Office aber effektiv und effizient nutzen zu können, bedarf es eines entsprechenden Grundwissens. Wir bringen Ihnen deshalb „Word für Anfänger“ näher und sorgen mit nützlichen Informationen und einer Anleitung dafür, dass Sie als Einsteiger das nötige Wissen erhalten, um sicher mit dem Textverarbeitungsprogramm umgehen zu können.

Die ersten Schritte als Anfänger in MS Word

Wer auf Veränderungen am Arbeitsmarkt und die Verlagerung hin zu einem Arbeiten, das mehr online als offline stattfindet, flexibel und erfolgreich reagieren und darüber hinaus seine privaten und beruflichen Ziele erreichen möchte, der sollte bestimmte Fähigkeiten besitzen. Eine dieser wichtigen Fähigkeiten ist der zielgerichtete Umgang mit dem PC und seinen verschiedenen Programmen. Zu den wichtigsten Programmen zählt Word, eine der Office-Anwendungen von Microsoft. Als Textverarbeitungsprogramm ermöglicht MS Word dem User, Texte individuell und modern zu schreiben oder zu bearbeiten. Mehr zu den Grundlagen des Programms erfahren Sie im Ratgeber Grundlagen MS Word.

So erstellen Sie ein Word-Dokument

Unser Word-Kurs für Anfänger beginnt mit dem Starten des Programms. Bereits im Startmenü haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Anwendungen zu wählen. Darunter befinden sich diverse Formatvorlagen, die aufgerufen werden können, eine Tour – und ein leeres Dokument. Wir beginnen mit dem Öffnen eines leeren Dokuments, in das anschließend wie bei einer Schreibmaschine Text eingegeben werden kann. Den Zeilenumbruch bewältigt Word selbstständig, manuell kann dieser durch Drücken der Entertaste erfolgen. Das Löschen wird mit der Backspace-Taste vorgenommen, ein Leerzeichen kann durch Betätigen der Leertaste gesetzt werden.

Ist ein Text verfasst worden, sollte dieser abgespeichert werden. Selbstverständlich empfehlen sich vorab bereits regelmäßige Zwischenspeicherungen. Dafür drücken Sie ganz oben links über der Navigationsleiste auf das Diskettensymbol oder suchen den passenden Speicherort über „Datei“ und dann „Speichern“ oder „Speichern unter“.

Die Zeichenformatierung im Office-Programm Word

Ganz wichtig ist beim Erlernen von Word als Anfänger die Zeichenformatierung. Diese Form der Gestaltung von Texten können Sie über den Bereich „Schriftart“ in der Menüleiste vornehmen. Markieren Sie ein Wort oder einen Text, ist die Formatierung alternativ über eine dann erscheinende Schnellfunktion möglich. Die Zeichenformatierung gliedert sich in folgende Themen:

• Schriftart
• Schriftgröße 
• Schriftschnitt
• Schriftfarbe
• Schriftabstand
• Schriftposition

Sie wählen also eine der zahlreichen Schriftarten aus, bearbeiten die Schriftgröße und -farbe, geben an, ob ganze Texte oder einzelne Begrifflichkeiten fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen sein sollen (Schriftschnitt), legen sich auf einen Schriftabstand und mögliche Hoch- oder Tiefstellung von Buchstaben beziehungsweise Wörtern fest. Sollen Ihre gemachten Angaben für alle Dokumente gelten, die Sie erstellen, dann klicken Sie im Abschnitt „Schriftart“ auf den kleinen Pfeil ganz rechts und legen die Änderungen als Standard fest.

Die Absatzformatierung in MS Word

Genauso wichtig wie die Zeichenformatierung ist beim Erlernen von Word als Anfänger die Absatzformatierung, die sich in der Menüleiste direkt an den Bereich „Schriftart“ anschließt. Folgende Angaben sind hier anpassbar:

• Ausrichtung von Absätzen (linksbündig, rechtsbündig, zentriert, Blocksatz)
• Schattierung
• Rahmen
• Sortierung
• Absatzmarken
• Zeilen- und Absatzabstand
• Einzug verkleinern und Einzug vergrößern
• Aufzählung
• Nummerierung
• Liste mit mehreren Ebenen

Für eine Festlegung als Standard ist die Vorgehensweise mit Klick auf den sich rechts befindenden Pfeil identisch wie bei der Zeichenformatierung.

Die Seitenformatierung in MS Word

Um Seiten individuell zu formatieren, sind in Microsoft Word zahlreiche Optionen vorhanden – und zwar unter dem Reiter „Layout“. Hier können Sie unter „Seite einrichten“ zum einen bestimmen, welche Ausrichtung ihr Text haben soll – Querformat oder Hochformat –, zum anderen Angaben machen zum Format (unter anderem A4, A3, Brief), zu Spalten und Umbrüchen, zu Silbentrennung und zu Zeilennummern. Wünschen Sie einen Seitenrand, lässt sich dieser ebenfalls genau definieren.

Anleitung: Text aus E-Mails in Word überarbeiten

Sie bekommen einen Text per E-Mail geschickt und möchten diesen überarbeiten, dann markieren Sie den Text und kopieren diesen mit der rechten Maustaste und dem Klick auf „Kopieren“ oder nutzen Steuerung A und Steuerung C dafür. Anschließend öffnen Sie Word und fügen den Text mit Steuerung V (oder der rechten Maustaste und „Einfügen“) in das leere Word-Dokument ein. Für die Bearbeitung nutzen Sie die Angaben, die Sie in diesem Leitfaden zur Texterstellung gelernt haben.

Fazit: Word ist für Anfänger ideal geeignet!

Word ist ein umfangreiches Textverarbeitungsprogramm, das Ihnen viele Möglichkeiten bietet, um Ihre Texte in Form zu bringen. Trotz komplexer Funktionalitäten eignet sich das Programm aus dem Office-Paket von Microsoft hervorragend für Anfänger, denn für eine einfache Textverarbeitung ist es nicht erforderlich, alle Funktionen zu kennen und zu beherrschen. Mit wenigen Klicks können Sie Ihre Texte individuell formatieren und bearbeiten. Eine Fähigkeit, die in vielen Berufen als selbstverständlich vorausgesetzt wird und Ihnen im Rahmen einer Weiterbildung  im Detail vermittelt wird. 
 

Wie lerne ich den Umgang mit Microsoft Word?

Wie bei so vielem im Leben heißt die Devise: üben, üben, üben! Je häufiger Sie mit Word arbeiten, umso besser lernen Sie die einzelnen Arbeitsschritte. Möchten Sie auf Office-Tools wie Excel, Power Point und Outlook kennenlernen, empfiehlt sich eine professionelle Weiterbildung für MS Office. Den Profi-Status könne Sie mit einem der Office-Kurse bei der sgd gelangen:

• Fit am PC mit Windows 10 & Office 2016/2019 
• Office Kompakt
• Gepr. Office-Manager/in (SGD)