Outlook-Kalender freigeben – so funktioniert’s

Viele Menschen bearbeiten ihre E-Mails mit Microsoft Outlook. Das E-Mail-Programm bietet viele hilfreiche Funktionen. Bei Outlook ist es unter anderem möglich, den Kalender für andere freizugeben. Dies kann einige Vorteile bringen und beispielsweise die Organisation von Meetings und Terminen sowie das Besprechen von Termindetails erleichtern. Zudem können Sie mit der Kalenderfreigabe auch Berechtigungsstufen festlegen. Damit der Outlook-Kalender freigeben werden kann, müssen Sie ein Microsoft-Exchange-Konto haben. Hierzu gibt es auch Alternativen.

Freigeben Ihres Outlook Kalenders

Um die Funktion „Kalender freigeben“ nutzen zu können, müssen Sie und die zweite Person ein Microsoft-Exchange-Konto haben. Ist dies der Fall, können Sie im oberen Menübereich von Outlook auf „Kalender freigeben“ klicken. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem eine Freigabeeinladung über E-Mail zu finden ist. Hier geben Sie den:die Empfänger:in, einen Betreff und optional einen kurzen Nachrichtentext ein.

Outlook kann auch gleich eine Anfrage zum Teilen des Kalenders an den:die Empfänger:in mitschicken. Hierzu müssen Sie das entsprechende Häkchen im Kontrollkästchen anklicken. Nun können Sie mit einem Klick auf „Senden“ den Kalender freigeben. Sie können Ihren Outlook-Kalender für Personen innerhalb Ihrer Organisation oder für Externe freigeben; Ersteres ist meist einfacher.

Mögliche Fehlermeldungen bei der Freigabe Ihres Outlook-Kalenders

Beim Freigeben eines Outlook-Kalenders können mehrere Probleme auftreten. Funktioniert das Freigeben des Standardkalenders nicht, hilft oft der Microsoft-Support- und Wiederherstellungs-Assistent weiter. Hier finden Sie die Option „Outlook/Ich habe Probleme mit meinem Kalender“. Die Freigabe kann auch unter der Registerkarte „Datei“ und der Option „Kontoeinstellungen/Zugriffsrechte für Stellvertretung steuern“ geprüft werden.

Erscheint die Fehlermeldung „Dieser Kalender kann nicht freigegeben werden“ kann es sein, dass die E-Mail-Adresse, an die der Kalender gesendet werden soll, ungültig ist. In diesem Fall sollten Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers bzw. der Empfängerin prüfen. Es kann auch sein, dass die E-Mail-Adresse zu einem externen User oder dem Teil einer Microsoft-365-Gruppe gehört. Erscheint der Kalender zweimal, so löschen Sie den zweiten Kalender mit „Kalender löschen“.

Berechtigte Personen für Ihren Outlook-Kalender

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf die Schaltfläche „Mein Kalender“ im Navigationsbereich können Sie über „Eigenschaften“ Berechtigungsstufen festlegen. Unter „Berechtigungen“ bestimmen Sie die Kalenderberechtigten zur Freigabe. Sie können so entscheiden, ob die andere Person den Kalender nur ansehen oder auch Veränderungen vornehmen oder Termine löschen darf.

Outlook-Kalenderberechtigungen verwalten

Sie können allen Personen, mit denen Sie Ihren Kalender teilen, Freigabeberechtigungen zuweisen und haben die Kontrolle, ob die andere Person den Kalender nur liest oder Änderungen vornehmen kann. Unter „Kalenderberechtigungen“ öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie in der Registerkarte „Berechtigungen“ die Person auswählen und deren „Berechtigungsstufe“ festlegen.

Freigegebene Outlook Kalender öffnen und Hinzufügen eines Kalenders in die eigene Kalenderansicht

Haben Sie eine Einladung zur Freigabe eines Kalenders erhalten, können Sie dieser annehmen und so eine Übersicht über Termine für Meeting bekommen. Um die Einladung anzunehmen, öffnen Sie Ihre E-Mails in Outlook und klicken auf der Nachricht mit der Einladung. Nun klicken Sie auf „Annehmen“ und können über das Kalendersymbol zum eigenen Outlook-Kalender wechseln.

Über „Freigegebene Kalender“ können Sie nun den Kalender aktivieren, und der Kalender wird Ihnen zusätzlich zum eigenen Kalender angezeigt. Mit einem Klick auf den Pfeil neben dem Kalendernamen können sie beide Kalender gleichzeitig anschauen. Der freigebende Kalender kann damit auch in die eigene Kalenderansicht übernommen werden.

Alternativen zur Freigabe Ihres Outlook Kalenders

Wenn Sie kein Microsoft-Exchange-Konto haben, müssen Sie einen anderen Weg gehen, um Ihren Kalender freizugeben. Alternativen gibt es über das Verschicken per E-Mail-Anhang oder über die Veröffentlichung auf Office.com.

Outlook-Kalender per E-Mail freigeben

Verfügen Sie über kein Microsoft-Exchange-Konto, können Sie Ihren Kalender auch per E-Mail verschicken. Der:die Empfänger:in erhält den Kalender dann als E-Mail-Anhang. Dies ist aber nur eine Momentaufnahme. Änderungen werden nicht aktualisiert. Um einen Outlook-Kalender per E-Mail zu verschicken, klicken Sie auf „Kalender per E-Mail senden“ und danach auf „OK“. Im neuen Fenster, das sich nun öffnet, können Sie den Kalendernamen und ein Datum auswählen und erneut mit „OK“ bestätigen. Nun wird der Kalender einer E-Mail als Anhang hinzugefügt, die Sie dann wie gewohnt versenden können.

Outlook-Kalender online veröffentlichen

Ein zweiter Weg, um einen Outlook-Kalender ohne Microsoft-Exchange-Konto freizugeben, ist die Veröffentlichung auf Office.com, wofür aber eine (kostenlose) Anmeldung notwendig ist. Hierzu klicken Sie bei Outlook in der Gruppe „Freigeben“ auf „Online veröffentlichen“ und dann auf „Auf Office.com veröffentlichen“. Ähnlich wie beim Verschicken des Kalenders als E-Mail-Anhang können Sie nun den Kalender, den -namen und das Datum wählen. Nach einem Klick auf „OK“ können Sie im nächsten Fenster einstellen, wer den Kalender einsehen darf. Die Freigabeeinladung wird dann per E-Mail versendet und die Empfänger:innen darin über die Veröffentlichung auf Office.com informiert.

Beenden der Freigabe Ihres Outlook-Kalenders

Die Kalenderfreigabe kann rückgängig gemacht werden, indem Sie in der Kalenderansicht mit der rechten Maustaste in den Kalender klicken. Hier wählen Sie „Freigeben“ und danach „Kalenderberechtigungen“ aus. Im nächsten Fenster sehen Sie alle Kontakte, für die der Kalender freigegeben ist. Nun wählen Sie den Kontakt aus, für den Sie die Freigabe beenden wollen und klicken auf „Entfernen“. Nachdem Sie dies für alle Kontakte getan haben, für die Sie die Freigabe beenden wollen, bestätigen Sie mit „OK“.