Inhaltsverzeichnis erstellen

In vielen Büchern, aber auch bei Fachartikeln und Hausarbeiten ist ein Inhaltsverzeichnis zu finden. Dieses kann manuell erstellt werden, aber Word und auch alternative Schreibprogramme wie Open-Office haben hilfreiche Funktionen, mit denen rasch ein korrektes automatisches Inhaltsverzeichnis erstellt wird.

Was ist ein Inhaltsverzeichnis?

Ein Inhaltsverzeichnis gibt einen ersten Überblick zum Inhalt eines Textes. Dabei kann es sich um einen längeren Fachartikel, eine Abschluss- oder Hausarbeit oder gar ein Fachbuch handeln. Auf einen Blick erfährt der:die Leser:in so, worum es im Text geht, und erhält einen ersten Überblick über die einzelnen Kapitel. Oftmals sieht der:die Leser:in so gleich, ob der Text für ihn oder sie relevant ist.

Wofür brauche ich ein Inhaltsverzeichnis?

Ob ein Inhaltsverzeichnis notwendig ist, hängt insbesondere von der Art des Textes ab. Bei einem Roman würde man sicher auf ein Inhaltsverzeichnis verzichten, die meisten Fachbücher haben jedoch ein Inhaltsverzeichnis. Meist beinhaltet es die Überschriften der einzelnen Kapitel. Bei wissenschaftlichen Texten gibt es immer eine Gliederung. Mit Seitenzahlen versehen ergibt sich so das Inhaltsverzeichnis. In der Regel steht das Inhaltsverzeichnis gleich am Anfang des Textes oder Buches, manchmal aber auch am Ende.

Welche Normen gibt es?

Die Einteilung eines Textes ist in Deutschland in der DIN 5008 und der DIN 1421 festgehalten. Letztere beinhaltet Vorgaben zur Gliederung von Dokumenten, wie Kurzreferaten oder Literaturberichten. Die DIN 1421 gibt auch die Gestaltung und Gliederung von wissenschaftlichen und technischen Texten vor.

Generell kann gesagt werden, dass im Studium und auch bei anderen fachlichen Texten heute eine Gliederung mit arabischen Ziffern üblich ist. Jeder Hauptabschnitt beginnt mit der 1 und wird fortlaufend nummeriert. Dabei kann jeder Abschnitt theoretisch beliebig viele Unterkapitel haben, aber mindestens zwei. Diese können wiederum in mindestens zwei Unterabschnitte eingeteilt werden.

Zwischen den Ziffern wird immer ein Punkt gesetzt, am Ende der Gliederungsziffer steht aber kein Punkt.

Beispiel für den Aufbau eines Inhaltsverzeichnisses:

Welche Inhalte hat ein Inhaltsverzeichnis?

Bei einer Hausarbeit sollte jedes Kapitel und alle Unterkapitel mit der jeweiligen Seitenzahl auch im Inhaltsverzeichnis auftauchen. Die Länge des Inhaltsverzeichnisses sollte zum Umfang der Hausarbeit passen. Je nach Umfang der Arbeit ist das Einteilen in Unterkapitel sinnvoll. Zum eigentlichen Texte kommen oft noch hinzu: 

• ein Literaturverzeichnis,
• Anhänge,
• eine eidesstattliche Erklärung und ggf.
• ein Abkürzungs- oder Abbildungsverzeichnis.

Diese haben meist keine eigene Seitenzahl und keine Nummerierung in der Gliederung. Das Deckblatt taucht nicht gesondert im Inhaltsverzeichnis auf. Oftmals beginnen die Nummerierung und die Seitenzahl erst bei der Einleitung.

Auch wenn ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word oder OpenOffice erstellt wurde, sollte dieses abschließend nochmals geprüft werden. Zu viele Gliederungspunkte bzw. Unterkapitel sollte man vermeiden, damit das Inhaltsverzeichnis übersichtlich bleibt. Allerdings sollte es zu jedem Unterpunkt im Hauptteil mindestens zwei Unterpunkte geben.

Inhaltsverzeichnis erstellen

Ein Inhaltsverzeichnis kann natürlich per Hand erstellt werden, bei Word und OpenOffice gibt es aber direkt im Programm hilfreiche Anwendungen. Um ein Inhaltsverzeichnis zu formatieren, braucht man nur wenige Mausklicks. Meist sind diese mit etwas Übung rasch erlernt. Neben den Standard-Formatvorlagen lässt sich auch ein benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis einfügen. Wer noch kaum Erfahrung im Umgang mit dem PC oder mit Word hat, dem helfen oftmals Fortbildungskurse wie Fit am PC oder Office kompakt weiter.

Wie erstelle ich ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word?

Ein Inhaltsverzeichnis in Word zu erstellen, dauert nur wenige Minuten. Man setzt den Mauszeiger zunächst an die Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Unter dem Menüpunkt

„Referenzen > Inhaltsverzeichnis“

kann nun das Format des Inhaltsverzeichnisses ausgewählt werden. So werden die einzelnen Kapitelüberschriften automatisch zum Inhaltsverzeichnis hinzugefügt. An dieser Stelle können auch Formatvorlagen ausgewählt werden. 

Wie erstelle ich ein automatisches Inhaltsverzeichnis in OpenOffice?

Auch bei OpenOffice lässt sich mit nur wenigen Klicks ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Idealerweise nutzen Sie auch hier schon beim Erstellen des Dokuments die passend formatierte Überschrift. Um dann das eigentliche Inhaltsverzeichnis anzulegen, setzt man die Maus an die Stelle, wo das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll. Über

„Einfügen > Verzeichnisse > Verzeichnisse“

gelangen Sie zur Menüfunktion des Inhaltsverzeichnisses. Bei OpenOffice reichen in den meisten Fällen schon die Standardeinstellungen und voreingestellten Formatvorlagen aus, um ein gutes Inhaltsverzeichnis aufzubauen und ansprechend zu formatieren.

Wie erstelle ich ein manuelles Inhaltsverzeichnis in Word oder OpenOffice?

Ein Word-Inhaltsverzeichnis kann auch manuell erstellt und aktualisiert werden. Dies ist jedoch gerade bei längeren Texten oft viel Aufwand, da alle Überschriften in der passenden Schriftart und Schriftgröße sowie Seitenzahlen selbst eingefügt werden müssen. Gerade bei längeren Texten kann dies rasch sehr unübersichtlich werden. Ein manuelles Inhaltsverzeichnis sollte erst dann angelegt werden, wenn der Text wirklich fertig ist.

Danach schreibt man sich am besten alle Überschriften und Seitenzahlen auf und tippt sie für das Inhaltsverzeichnis nochmal ab. Mit einem automatischen Inhaltsverzeichnis wird dem Schreiber viel Arbeit abgenommen.

Inhaltsverzeichnis formatieren

Manchmal reichen die Voreinstellungen nicht aus, und das Inhaltsverzeichnis muss nach der Erstellung nochmals formatiert werden. Sowohl bei Word als auch bei OpenOffice sind mehrere Formatvorlagen vorgegeben, und das Inhaltsverzeichnis kann sehr gut passend und optisch ansprechend formatiert werden. 

Wie formatiere ich ein Inhaltsverzeichnis in Word?

Nachdem das Word-Inhaltsverzeichnis erstellt wurde, können über den Reiter „Start“ die einzelnen Überschrift-Vorlagen ausgewählt werden. Überschrift 1 und 2 sind voreingestellt. Mithilfe der Formatvorlage „Überschrift 1“ können bereits vorhandene Überschriften automatisch ins Inhaltsverzeichnis übernommen werden. Mit der FormatvVorlage „Überschrift 2“ lassen sich untergeordnete Aufzählungspunkte hinzufügen. Die Formatvorlagen können aber auch verändert werden.

Wie formatiere ich ein Inhaltsverzeichnis in OpenOffice?

Falls die Standardeinstellungen nicht ausreichen, können auch in OpenOffice ein paar Veränderungen vorgenommen werden. Dies ist über den Menüpunkt „Einfügen > Verzeichnisse > Verzeichnisse“ möglich. Hier kann beispielsweise ein Inhaltsverzeichnis mit mehreren Spalten angelegt werden.

Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Vielfach wird das Inhaltsverzeichnis nach der eigentlichen Texterstellung eingefügt, aber immer wieder wird auch später noch etwas im Text verändert, was sich auch auf das Inhaltsverzeichnis auswirkt. Nach jeder Veränderung im Text muss das Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden. Je nach Word-Version kann das Vorgehen aber etwas unterschiedlich sein.

Wie aktualisiere ich ein Inhaltsverzeichnis in Word?

Werden nun Veränderungen an den Überschriften oder an einer anderen Stelle des Textes vorgenommen, werden diese durch das Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses auch dort direkt übernommen. Zum Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses in Word klickt man mit der rechten Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis und wählt dort das Feld „Update“ aus. Bei den Versionen von Office 2007, 2010 und 2013 gelingt das Aktualisieren über den Reiter „Verweise“. Dort ist im Menüpunkt „Inhaltsverzeichnis“ auch der Button „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“ zu finden.

Wie aktualisiere ich ein Inhaltsverzeichnis in Open Office?

Auch bei OpenOffice muss das Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden, wenn beispielsweise Überschriften auf die nächste Seite wandern, gelöscht oder umgeschrieben werden. Dazu gehen Sie mit der Maus an eine beliebige Stelle im Inhaltsverzeichnis und klicken mit der rechten Maustaste. Im nun auftauchenden Menü muss der Punkt „Verzeichnis auswählen“ angeklickt werden.

Inhaltsverzeichnisse formatieren: die besten Tricks

Gelegentlich klappt das Erstellen des Inhaltsverzeichnisses in Word und OpenOffice nicht gleich wie erhofft. Häufig helfen ein paar einfache Tricks weiter.

Tipp 1: Fehlende Inhalte

Fehlen beispielsweise im Word-Inhaltsverzeichnis Einträge, hat dies oft den Hintergrund, dass eine Überschrift nicht als solche formatiert wurde. Dieser Fehler lässt sich durch eine entsprechende Formatierung leicht beheben. Der:die Schreiber:in kann dabei zwischen Überschrift 1, 2 und 3 auswählen.

Tipp 2: Fehlende Seitenzahlen bei Verzeichnissen

Literaturverzeichnisse, Abbildungsverzeichnisse oder Tabellenverzeichnisse haben oft keine eigene Seitenzahl und werden häufig mit I., II., III. usw. benannt. Falls es nicht gelingt, diese automatisch ins Inhaltsverzeichnis aufzunehmen, können diese auch nachträglich manuell eingefügt werden.

Tipp 3: Formatierungsfehler beheben

Gelegentlich reicht ein normales Inhaltsverzeichnis nicht aus, und man möchte die Schriftart oder den Abstand zwischen den Zeilen verändern. Bei Word ist dies möglich, indem Sie das gesamte Inhaltsverzeichnis markieren und dann mit der rechten Maustaste in das Inhaltsverzeichnis klicken. So gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus und können Änderungen vornehmen. Bei OpenOffice können unter „Einfügen > Verzeichnisse > Verzeichnisse“ andere Vorlagen ausgewählt und Veränderungen vorgenommen werden. 

Tipp 4: Manuelles Feintuning

Optische Feinheiten, wie eine gepunktete Linie oder Füllzeichen zwischen den Überschriften und der Seitenzahl, lassen sich oft besser von Hand einfügen. Falls hier etwas nicht aussieht wie erwünscht, liegt dies oft daran, dass der Text bzw. die Seitenzahl nicht korrekt ausgerichtet ist. Die Seitenzahl kann rechts ausgerichtet und die Überschrift selbst links ausgerichtet sein. Alternativ kann auch der Blocksatz eine Lösung sein. Das Inhaltsverzeichnis sollte in jedem Fall vor der Abgabe noch einmal geprüft werden, denn auch bei einem automatischen Inhaltsverzeichnis können sich Fehler einschleichen.