Excel-Pivot-Tabellen erfolgreich einsetzen

Microsoft Excel ist sicherlich eines der leistungsstärksten Tools auf dem Markt, wenn es um Tabellenkalkulationen geht. Dabei gilt, dass Excel viel mehr kann als nur Tabellen oder Arbeitsblätter. Wer zum Beispiel Daten regelmäßig berechnen, zusammenfassen oder analysieren muss oder Vergleiche von Daten vornehmen möchte, um erfolgreich und effizient gewisse Trends in Daten zu erkennen, für den könnte das Erstellen von Excel-Pivot-Tabellen genau die passende Anwendung sein.

Pivot-Tabellen in Excel – auch Pivottabellen, Pivot Tables oder Pivotable genannt – sind ideal, um flexibel und individuell große Mengen an Daten zusammenzufassen und zu filtern. Doch was können Excel-Pivot-Tabellen genau? Was hat es mit den Begriffen Feldliste, Spaltenfelder, Feldnamen oder Datenfelder auf sich? In diesem Text erklären wir Ihnen, wie Sie

• Pivot-Tabellen erstellen,
• Pivot-Tabellen erweitern und
• Pivot-Tabellen aktualisieren.

Eine Pivot-Tabelle in Excel erstellen

Um mit Pivot-Tabellen grundlegend arbeiten zu können, müssen diese in einem ersten Schritt zunächst erstellt werden. Es braucht die Menge an Daten, die durch beziehungsweise mit der Tabelle bearbeitet werden soll. Diese Daten können zum Beispiel in Form einer Liste oder einer Datentabelle vorliegen.

Öffnen Sie also Microsoft Excel und das entsprechende Dokument, wahrscheinlich die Ursprungstabelle, das zu einer Excel-Pivot-Tabelle werden soll. Anschließend markieren Sie die entsprechenden Zeilen und – das ist ganz wichtig! – versehen jede Spalte mit einer Überschrift. Diese sollte unbedingt eine gewisse Aussagekraft besitzen, damit Sie sie auch später noch zuordnen können. Ebenso wichtig: Die Überschrift darf lediglich einzeilig sein, leere Zeilenfelder oder Spalten sollten im Dokument nicht vorkommen.

Wenn Sie die angesprochenen Daten also markiert haben, klicken Sie in der Menüleiste auf „Start“ und dann auf den Button „Als Tabelle formatieren“. Durch dieses Formatieren der zukünftigen Excel Pivot-Tabelle haben Sie die Gelegenheit, eine Farbe für Ihre Tabelle auszuwählen, und können im sich öffnenden Feld zur Formatierung durch das Setzen eines Hakens festlegen, dass die Tabelle über Überschriften verfügt – oder eben nicht.

Tipp: Da Sie zuvor aber Überschriften gewählt haben, ist es ratsam, Ihre Tabelle mit Überschriften zu versehen.

Wenn Sie jetzt in ein freies Feld bei Microsoft Excel klicken, das sich außerhalb der Tabelle befindet, so können Sie über die Menüleiste und „Einfügen“ ein „Pivot Table“ erstellen. Im sich öffnenden Dialogfeld müssen Sie nun die markierte beziehungsweise formatierte Tabelle auswählen und festlegen, wo die Pivot-Tabelle in Excel platziert werden soll – das kann entweder in einem neuen oder in einem vorhandenen Arbeitsblatt geschehen. Wählen Sie „Neues Arbeitsblatt“ aus – und Sie haben durch das Drücken auf „OK“ Ihre erste Excel-Pivot-Tabelle erstellt.

Noch ist die Excel-Pivot-Tabelle, die Sie erstellt haben, leer. Es gilt deshalb, entsprechende Daten in diese Tabelle einzufügen. Neben der Pivot-Tabelle finden Sie nach dem Erstellen das Feld „Pivot Table Felder“. Dabei handelt es sich unter anderem um eine Liste der Spalten, die aus der ursprünglichen Tabelle stammen und ausgewählt wurden. Durch den Umstand, dass diese Spalten zuvor mit Überschriften versehen worden sind, sind sie leicht zu identifizieren und können in der gerade erstellten Excel-Pivot-Tabelle ausgezeichnet angeordnet werden. Zur Auswahl stehen dabei vier Bereiche. Dabei handelt es sich um:

• Filter
• Spalten
• Zeilen
• Werte

Die Felder der Pivot-Tabelle können nun entweder allesamt ausgewählt, durch Excel auf diese vier Bereiche verteilt oder individuell durch Sie in die vier Bereiche gesetzt werden. Selbstverständlich ist es ebenfalls möglich, nur einen Haken in eines der Felder zu setzen. Dann beziehen sich alle anderen Werte auf dieses Feld, und Excel sortiert automatisch.

Eine Pivot-Tabelle in Excel filtern

Da die Excel-Pivot-Tabelle über die Zuordnung der entsprechenden Felder auf die Faktoren Spalten, Zeilen, Werte und Filter vorgenommen werden kann, gilt immer, dass die einzelnen Felder von einem Hauptfeld abhängen: dem Wert.

Genauso interessant ist aber der Filter für Pivot-Tabellen. Soll nämlich zum Beispiel ein bestimmter Wert herausgefiltert, also nicht angezeigt werden, so klicken Sie auf die Zelle, die gefiltert werden soll – und zwar mit der rechten Maustaste. Dann bekommen Sie neben vielen anderen Möglichkeiten den Filter angezeigt – und dort das Feld „Ausgewählte Elemente ausblenden“. Entscheiden Sie sich dafür, können Sie jede Zeile einer Excel-Pivot-Tabelle ausblenden.

Eine Pivot-Tabelle in Excel erweitern

Genauso einfach wie die Filterung ist die Erweiterung einer Pivot-Tabelle in Excel durch ein bestimmtes Feld. Dafür müssen Sie lediglich ein noch nicht aktiviertes Feld unter „Pivot Table Felder“ anklicken.

Eine Pivot-Tabelle in Excel sortieren und eine Pivot-Tabelle in Excel gruppieren

Die Sortierung und die Gruppierung von Pivot-Tabellen ist relativ einfach zu bewerkstelligen – wenn Sie alle zuvor beschriebenen Schritte zur Erstellung einer Pivotable vorgenommen haben. Zu beachten sind bei der Sortierung und der Gruppierung aber einige wichtige und nützliche Hinweise:

Pivot-Tabelle - Felder auswählen

Werden Felder ausgewählt, erfolgt die Sortierung in den jeweiligen Standardbereich. Handelt es sich bei den Feldern um nicht-numerische, dann findet deren Zuordnung in den Bereich „Zeilen“ statt, numerische Felder werden dem Bereich „Werte“ zugeschlagen. Geht es um Datum und Uhrzeit, kommen diese in den Bereich „Spalten“. Selbstverständlich ist aber – wie bereits vorher beschrieben – auch eine manuelle Aufteilung und Anordnung möglich.

Pivot-Tabelle gruppieren

Möchten Sie eine Gruppierung von Pivot-Tabellen vornehmen, so geschieht dies in den meisten Fällen deshalb, weil lediglich eine Teilmenge der erfassten Daten angezeigt werden soll. Nehmen wir als Beispiel Werte wie Datum und Uhrzeit, die in einer Excel-Pivot-Tabelle oft unübersichtlich wirken können. Um diese so zu gruppieren, dass das Ergebnis ein übersichtlicheres ist, empfiehlt es sich, für die Gruppierung Monate oder gar Quartale auszuwählen.

Dafür klickt man mit der rechten Maustaste den Wert an, der gruppiert werden soll, und wählt dann „Gruppieren“. Im sich öffnenden Fenster zur Gruppierung entscheiden Sie sich für die Felder „Starten“ und „Beenden“ und tippen die Werte ein. Im Bereich „Nach“ haben Sie dann die Option, einen Zeitraum zu definieren. In das numerische Feld muss nun eine Zahl eingetragen werden, durch Bestätigen erfolgt die Gruppierung.

Pivot-Tabelle - Gruppen benennen

Darüber hinaus können Sie ausgewählte Elemente gruppieren und Gruppen benennen – dies geschieht durch das Auswählen mehrerer Werte und deren Gruppierung durch Klick auf die rechte Maustaste und den Button „Gruppieren“. Eine weitere Option ist die Aufhebung von Gruppierungen. Dafür klickt man mit der rechten Maustaste auf ein Element der Gruppe und in der folgenden Auswahl auf „Gruppierung aufheben“.

Pivot-Tabelle in Excel kopieren

Wer eine Pivot-Tabelle kopieren möchte, muss dafür lediglich in der Fußleiste mit der rechten Maustaste auf den Namen der Tabelle klicken. Einer der Buttons, die nun angezeigt werden, heißt „Verschieben oder kopieren“. Der weitere Klick hierauf öffnet ein Dialogfenster. Hier können Sie nun die Kopie einer Tabelle erstellen (durch das Setzen eines Kontrollhakens) oder ausgewählte Blätter in eine Mappe verschieben.

Eine Pivot-Tabelle in Excel löschen

Ähnlich wie mit der Kopie einer Pivot-Tabelle verhält es sich mit dem Löschen. Der Klick mit der rechten Maustaste in der Fußleiste auf die Tabelle und dann auf das Feld „Löschen“ hat den gewünschten Effekt.

Pivot-Tabellen in Excel haben zahlreiche Vorteile

Wer große Datenmengen sicher und zuverlässig verarbeiten oder Daten auf einem modernen Weg miteinander vergleichen möchte, für den ist das Programm Microsoft Excel und dort die Funktion der Pivot-Tabellen sicherlich richtig und passend. Excel-Pivot-Tabellen haben zahlreiche Vorteile, von denen wir einige für Sie zusammengefasst haben. Sie sind optimal, weil

• damit große Datenmengen verarbeitet werden können.
• die großen Datenmengen ohne großen Aufwand in Tabellen übertragen werden können.
• Sie so Daten schnell bearbeiten können.
• Sie Daten miteinander vergleichen können.
• Sie durch den Vergleich der Daten wichtige Kennzahlen herausfiltern und so Erkenntnisse gewinnen können.
• Sie die darin befindlichen Daten zudem ansprechend visualisieren können.
• Sie die Daten individuell sortieren können.
• Sie die Daten gruppieren, kopieren oder umwandeln können.

Alle diese Vorteile zeigen deutlich: Wer in Excel mit Pivot-Tabellen arbeiten möchte, muss sich zwar erst in das Thema hineinfinden und einige wichtige Aspekte beachten, aber letztlich sorgt die Arbeit mit diesem Tool dafür, dass man nach einer gewissen Anlaufzeit und mit etwas Routine Daten schnell und problemlos bearbeiten kann und viel Zeit spart.