E-Mail-Signatur in Outlook erstellen

Ohne eine professionelle E-Mail-Signatur geht in der heutigen Zeit gar nichts mehr. Dabei empfiehlt sich nicht nur eine aussagekräftige geschäftliche E-Mail-Signatur, auch eine private E-Mail-Signatur ist durchaus sinnvoll, um so dem Empfänger aus dem Bekannten- oder Freundeskreis gleich alle relevanten Kontaktdaten zur eigenen Person auf einen Blick zur Verfügung zu stellen.

Wie eine individuelle E-Mail-Signatur zu erstellen ist, was eine E-Mail-Signatur von Outlook so erfolgreich macht und wie es möglich ist, nicht nur Namen und Unternehmen zu platzieren, sondern auch ein Feld für ein Bild einzufügen und als Absender weitere relevante Einstellungen vorzunehmen, erklären wir Ihnen in diesem Ratgeber-Text.

Warum überhaupt eine E-Mail-Signatur erstellen?

Veränderungen am Arbeitsmarkt erfordern von Unternehmen sowie von Arbeitnehmer:innen, die ihre privaten und beruflichen Ziele erreichen möchten, ein hohes Maß an flexiblem Verhalten und modernem Handeln. Da das Gros der Kommunikation heute online abläuft, ist es ratsam, sich geschäftlichen Kontakten und dem privaten Umfeld auf diesem Sektor bestmöglich zu präsentieren. Zudem gilt es – was den beruflichen Bereich anbetrifft –, durch das Gesetz festgelegte Regelungen zu beachten.

Eine professionelle Signatur für seriöses Auftreten

Wer Wert auf Karriere und ein ausgezeichnetes geschäftliches Auftreten legt, kümmert sich um eine passende E-Mail-Signatur. Eine E-Mail-Signatur zu gestalten, ist dabei gleich in dreifacher Hinsicht sinnvoll.

• Zuerst das Wichtigste: Durch eine E-Mail-Signatur erfüllen Sie auf dem geschäftlichen Feld die gesetzlichen Rahmenbedingungen.
• Durch eine E-Mail-Signatur machen Sie dem:der Empfänger:in die Kontaktaufnahme mit Ihnen leichter. Neben einer E-Mail-Adresse findet er:sie dort nämlich Inhalte wie Telefonnummer und/oder Webadresse.
• Durch eine E-Mail-Signatur positionieren Sie sich im beruflichen Bereich als professionelle Geschäftspartnerin bzw. professioneller Geschäftspartner.

Eine private E-Mail-Signatur für Kontakt mit Freunden und Bekannten

Geschäftlich gesehen ist eine E-Mail-Signatur zwingend vorgeschrieben. Wie sieht das bei der privaten Korrespondenz aus?

Klare Antwort: Pflicht ist eine E-Mail-Signatur zwar nicht, verschiedene Beispiele zeigen aber, dass es eine gute Option ist, um den:die Empfänger:in auf die eigene Person aufmerksam zu machen. Stichwort hier zum einen: Kontaktdaten.

Neben dem eigenen Namen sollten somit auch Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthalten sein. Zudem möglich: URL der Website und Links zu den Profilen in sozialen Netzwerken.

So erstellt man eine E-Mail-Signatur in Outlook

Bei Microsoft Outlook eine E-Mail-Signatur zu erstellen beziehungsweise zu ändern, ist relativ einfach. In einigen wenigen Schritten sorgen Sie so für einen professionellen Charakter Ihrer E-Mails. Bei Outlook nutzen Sie dabei zuerst den ganz normalen Weg, um eine E-Mail zu verfassen. Unter dem Reiter Nachricht finden Sie dann die Schaltfläche „Signatur“. Beim Auswählen des Pfeils, der sich darunter befindet, finden Sie den Unterpunkt „Signaturen“. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Signatur zum Bearbeiten auswählen oder eine komplett neue erstellen können. Text, genaue Schriftart und Schriftgröße lassen sich im Bereich „Signatur bearbeiten“ modifizieren.

Tipp: Hier können Sie auch Symbole oder Fotos in Ihre Signatur einfügen. Und: Das Anlegen mehrerer Signaturen (z. B. privat und geschäftlich) ist ebenfalls eine Option. Soll eine Signatur jedoch als Standard für alle Mails gelten, dann kann diese im Textbearbeitungsbereich für neue Nachrichten oder Antworten beziehungsweise Weiterleitungen festgelegt werden. 

Diese Informationen gehören in eine E-Mail-Signatur

In eine angemessene E-Mail-Signatur gehören folgende Angaben:

• Name
• Vorname
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Bei geschäftlichen E-Mails sind zudem weitere Angaben – falls vorhanden – zu machen:

• Firmenname
• Rechtsform
• Sitz der Gesellschaft
• Handelsregisternummer
• Registergericht
• Namen von Geschäftsführern, Mitgliedern des Vorstands und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats 

Optional sind Details wie Webadresse (URL Ihrer Website) und Links zu Social-Media-Kanälen. Zur optischen Gestaltung können Sie zudem Dateien wie Bilder (z. B. Unternehmenslogos) in die Signatur einfügen.

Ist Werbung in einer E-Mail-Signatur erlaubt?

Eine E-Mail-Signatur zu erstellen ist wichtig – muss sich aber an gesetzlichen Vorgaben orientieren. Die Links zu den eigenen Social-Media-Kanälen oder zur Website stellen rechtlich gesehen kein Problem dar. Bei direkter Werbung sieht das anders aus, da hierfür erst der:die Empfänger:in einwilligen muss. Geschieht der Versand von E-Mails mit solchem Inhalt ungefragt, kann es eine Abmahnung geben. 

E-Mail-Signatur-Vorlage für Microsoft Outlook

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist heutzutage elementar wichtig. Wir haben für Sie ein Beispiel für eine geschäftliche E-Mail-Signatur und ein Beispiel für eine private E-Mail-Signatur kurz zusammengefasst. 
Wir empfehlen Ihnen, mit Standardsignaturen zu arbeiten und diese in Outlook abzuspeichern. 

Beispiel für geschäftliche Outlook-Signatur

Max Mustermann
Geschäftsführer
Mustermann GmbH
Mustermannstraße 1
12345 Mustermannstadt
Telefon: +49 6 151 123 456-78
E-Mail: max.mustermann@mustermann.de
Web: www.mustermann.de
Facebook: www.facebook.com/mustermann

Mustermann GmbH; Sitz: Mustermannstadt; Amtsgericht Mustermannstadt; Handelsregisternummer: 54321; Geschäftsführer: Max Mustermann

Beispiel für eine private Outlook-Signatur

Max Mustermann
Mustermannstraße 1
12345 Mustermannstadt
Telefon: +49 6151 123 456 78
E-Mail: max.mustermann@beispiel.de