E-Mail auf Englisch schreiben

Der Aufbau einer E-Mail auf Englisch ist nahezu identisch mit einer E-Mail in deutscher Sprache und besteht aus folgenden Teilen: 

• dem Header, in dem die Empfängeradresse steht, 
• dem Betreff (subject), in welchem das Thema zusammengefasst wird, 
• dem Hauptteil (content), wozu auch die Begrüßung (greeting), die Einleitung (opening) und der Abschluss (closing) gehören. 
• Außerdem gibt es die Möglichkeit, Dateien oder Fotos als Anhänge hinzuzufügen. Auf Englisch heißt der Anhang „attachment“. 

Im Folgenden sollen alle Elemente einer englischen E-Mail mit beispielhaften Formulierungen erklärt werden.

Betreff (subject) in der E-Mail

Der Betreff besteht aus einem kurzen Satz oder einer Phrase und bringt den Inhalt der E-Mail auf den Punkt. Damit kann der:die Empfänger:in die E-Mail leichter einordnen und weiß ungefähr, um welches Thema es sich handelt. Eine einfache Begrüßung oder Hinweis ist hier nicht ausreichend, es geht wirklich darum, zusammenzufassen, was durch die E-Mail erreicht werden soll.

Beispiel für einen E-Mail Betreff im Englischen

Wichtig zu beachten ist, dass in der englischen Sprache immer auch zwischen amerikanischem und britischem Englisch unterschieden wird. Im Fall der Anrede wird im Amerikanischen eher von „Ladies and Gentlemen“ und im Britischen eher von „Sir or Madam“ gesprochen. 

Es sollte daher auch darauf geachtet werden, in welchem Land sich die Ansprechpartner befinden, um die Anrede entsprechend anpassen zu können. 
 

Falls bereits Kontakt via Telefon oder E-Mail erfolgt ist, hilft es, sich am Anfang der E-Mail darauf zu beziehen. So weiß der Adressat direkt, um was es geht. Gerade wenn noch nicht ganz klar ist, wer der richtige Adressat ist, kann der Betreff helfen, die E-Mail an die passende Person intern weiterzuleiten.

Nach einer kurzen Einleitung, kommt nun der Hauptteil der E-Mail. Hierbei sollte dem Adressaten schnell klar werden, worum es geht. Versuchen Sie sich deshalb kurz zu fassen, aber trotzdem alles Wichtige in den Text einfließen zu lassen.

Falls mehrere Absätze notwendig sind, werden diese zur besseren Lesbarkeit durch eine Leerzeile getrennt. Auch hier ist wieder der Sprachstil zu beachten. So sollten geschäftliche E-Mails eher formell gehalten werden. Abkürzungen wie „I´ll“ oder „it’s“ gehören deshalb eher in informelle E-Mails. In formellen Satzkonstruktionen sollten diese gekürzten Formen ausgeschrieben werden. Aus „I´ll […]“ wird dann „I will […]“.

Außerdem sollten lange Sätze und Füllwörter wie „finally“, „after“ oder „all the same“ eher gemieden werden.

Der Text einer E-Mail wird zudem linksbündig formatiert und sollte in einer leserlichen Schriftart und Schriftgröße erstellt werden.

Je nach Thematik haben wir Ihnen hier Formulierungshilfen für den Hauptteil einer englischen E-Mail zusammengestellt: 

Auch bei diesen Formulierungshilfen sollte man immer gut überlegen, um welchen Adressaten es sich handelt. Nur so kann die korrekte Ansprache gewählt werden, da es in der englischen Sprache viele formale Formulierungen, aber auch umgangssprachliche Floskeln gibt.

Nachdem alle wichtigen Informationen im Hauptteil formuliert sind, fehlt nur noch ein passender Schlusssatz. 
 

Am Ende der E-Mail folgt abschließend die Grußformel. Auch hier gibt es wieder Unterschiede im britischen und amerikanischen Englisch. 
Bei der britischen Version einer E-Mail wird die Schlussformel auf die Anrede abgestimmt. Wurde der:die Empfänger:in in der Anrede beim Namen genannt, schreibt man beispielsweise „Yours sincerely“. Wird eine allgemeine Anrede benutzt, lautet die Grußformel eher „Yours faithfully“. Außerdem wird am Ende kein Komma eingefügt.

Beispiel für die formale und umgangssprachliche Form bei Anrede und Schlussformel: 
 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Schreiben der englischen E-Mail.

In unserem Ratgeber zum Thema Sprachen finden Sie außerdem weitere verwandte Themen. Darunter unter anderem wie man einen Geschäftsbrief auf englisch verfasst oder wie man einen Report auf englisch schreibt.