Sobald Umsätze aus Lieferungen oder Leistungen auf Kredit getätigt werden, entsteht eine Forderung. Das Forderungsmanagement übernimmt alle Aufgaben von der Entstehung der Rechnung bis zum Zahlungseingang. Das Überprüfen von Bonität und Rechnungen gehört ebenso zum Forderungsmanagement wie Mahnungen schreiben.
In diesem Fall hat ein Kunde eine Ware oder Dienstleistung also nicht in bar bezahlt. Das Forderungsmanagement umfasst daher die Steuerung des Prozesses von der Entstehung der Forderung bis zum Zahlungseingang. Zahlt ein Schuldner eine offene Rechnung nicht, kann auch ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.
Was gehört zum Forderungsmanagement?
Das Ziel des Forderungsmanagements ist es, Zahlungsausfälle so gering wie möglich zu halten, damit das Unternehmen stets über ausreichende Liquidität verfügt. Somit muss das Forderungsmanagement Ziele vereinbaren, planen und organisieren. Ein Unternehmen muss klar formulieren, ob und wie Forderungen entstehen und wie mit diesen – insbesondere bei einem Zahlungsverzug des Schuldners – umgegangen wird.
Gemeinsam mit anderen Abteilungen, wie dem Verkauf und der Finanzabteilung, wird festgelegt, wie hoch die Außenstände pro Kunde sein dürfen. Darüber hinaus muss das zukünftige Handeln geplant werden. Mit Blick auf das eigene Budget entscheidet das Forderungsmanagement, wann und wie Maßnahmen gegen einen Kunden ergriffen werden. Darüber hinaus wird festgelegt und organisiert, wie Forderungen eingetrieben werden. Hier geht es insbesondere um das Mahnwesen, Inkasso und rechtliche Fragen. Darüber hinaus muss das Forderungsmanagement kontrollieren, ob die Zahlungen tatsächlich eingegangen sind.
Welche Aufgaben übernimmt das Forderungsmanagement?
Das Forderungsmanagement umfasst alle Aufgaben und Maßnahmen, die ein Unternehmen vor Zahlungsausfällen bewahren soll. Dabei beginnt die Arbeit der Verantwortlichen nicht erst, wenn es zu einem Zahlungsverzug kommt, sondern oft schon vor dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung. Daher gehören unter anderem die Bonitätsprüfung und die Vertragsgestaltung zu den präventiven Aufgaben im Forderungsmanagement.
Auch die Rechnungsstellung, danach die Debitorenbuchhaltung bzw. das Debitorenmanagement sind Aufgaben des Forderungsmanagements. Die Forderung muss nach der Rechnungsstellung verbucht werden. Dabei muss insbesondere das Fälligkeitsdatum notiert werden. Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, gehören zum Eintreiben der ausstehenden Zahlung das Mahnwesen und Inkasso zu den Aufgaben des Forderungsmanagements.
Worum geht es bei der Bonitätsprüfung im Forderungsmanagement?
Oft wird vor einem Verkauf die Bonität des Geschäftspartners geprüft. Vor allem bei großen Aufträgen und Krediten ist dies notwendig. Bei der Bonitätsprüfung werden zuerst Name, Alter, Geschlecht und Adresse des Kunden geprüft. Danach wird das Zahlungsverhalten des Kunden analysiert. Hierzu wenden sich viele Unternehmen an die Schufa. Die Auskunftei sammelt Daten vieler Kunden. Auf diesem Weg kann ein Unternehmen feststellen, ob der Kunde bisher seinen Zahlungsverpflichtungen pünktlich nachgekommen ist. Viele Unternehmen prüfen die Bonität ihrer Kunden sehr genau, um die Gefahr eines Forderungsausfalls zu vermeiden.
Die Gestaltung der Verträge im Forderungsmanagement: Das gilt es zu beachten
Auch eine juristisch fundierte Vertragsgestaltung schützt Unternehmen vor Zahlungsausfällen. Beispielsweise gibt eine Fälligkeitsklausel im Vertrag den genauen Zahlungstermin bzw. das Zahlungsziel an. Auch in den AGB können Unternehmen Aspekte zu Mahnkosten und Inkassokosten festlegen. Oft ist es sinnvoll, vor dem Vertrag Informationen über den Vertragspartner einzuholen. Unternehmen prüfen häufig, ob der Name, die Adresse und andere Daten über den Vertragspartner korrekt sind. Auch weitere bereits gespeicherte Daten über den Kunden sind hilfreich. Diese finden sich beispielsweise im Handelsregister, im Gewerberegister oder frei verfügbar im Internet.
Wie organisiert man das Mahnwesen im Forderungsmanagement?
Der erste Schritt bei einem Zahlungsverzug ist eine erste Zahlungserinnerung. Ein Zahlungsverzug entsteht dann, wenn der Kunde seine Rechnung am Tag der Zahlungsfrist nicht bezahlt hat bzw. eine vereinbarte Rate nicht überwiesen wurde. Wurde in der Rechnung kein Zahlungsziel festgelegt, sind 30 Tage üblich. Bei guten Geschäftskunden verzichten viele Unternehmen darauf, in der Rechnung explizit eine Zahlungsfrist von 30 Tagen zu nennen.
Wurde die Rechnung also nach 30 Tagen oder einer anderen vereinbarten Zahlungsfrist nicht beglichen, beginnt das Mahnwesen mit der Arbeit. Das Mahnwesen im Forderungsmanagement umfasst alle Aufgaben, die notwendig sind, um die unbezahlten Rechnungen einzutreiben. Meist wird kurz nach Verstreichen der Zahlungsfrist eine Mahnung verschickt. Hierfür gibt es bestimmte rechtliche Vorgaben. So muss das Mahnschreiben die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Höhe der Forderung, das Fälligkeitsdatum und eine neue Zahlungsfrist beinhalten. Danach können weitere Mahnschreiben folgen.
Reagiert der Kunde auf die Mahnungen nicht, und die Forderung bleibt weiterhin bestehen, kann das Unternehmen mit der Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens beginnen. Dieses muss beim zuständigen Mahngericht beantragt werden. Der Kunde erhält dann einen gerichtlichen Mahnbescheid. Hat auch dies keinen Erfolg, kann Klage eingereicht werden; und am Ende des gerichtlichen Mahnverfahrens steht ein gerichtlicher Vollstreckungsbescheid mit Vollstreckungstitel.
Was ist die Aufgabe von Inkassounternehmen beim Forderungsmanagement?
Viele Unternehmen geben einen Teil des Forderungsmanagements oder das gesamte Forderungsmanagement an Inkassounternehmen ab. Dies hat vor allem für kleinere Unternehmen oft Kostenvorteile. Vor allem, wenn das kaufmännische Mahnverfahren erfolglos war, wird die Forderung oft an ein Inkassounternehmen weitergegeben, das diese im Auftrag des Unternehmens eintreiben soll. Der Aufgabenschwerpunkt von Inkassounternehmen liegt im vorgerichtlichen Inkasso. Allerdings gibt es hier durchaus schwarze Schafe. Daher sollte ein Unternehmen gut prüfen, mit welchem Inkassounternehmen es zusammenarbeitet.
Braucht mein Unternehmen ein Forderungsmanagement?
Ein gut aufgestelltes Forderungsmanagement ist bei vielen Unternehmen sinnvoll, um die Liquidität des Unternehmens dauerhaft zu gewährleisten, insbesondere wenn Rechnungen nicht sofort in bar beglichen werden. Oft ist das Forderungsmanagement eines Unternehmens im Rechnungswesen angesiedelt. Vor allem größere Unternehmen übernehmen das Forderungsmanagement meist selbst. Da das Debitorenmanagement jedoch oft sehr personalintensiv ist, vor allem wenn das Unternehmen Kunden mit schwacher Bonität oder gar zahlungsunfähige Kunden hat, kann es sinnvoll sein, das Forderungsmanagement an ein Inkassounternehmen auszulagern. Dies senkt in vielen Fällen die eigenen Kosten.
Besonders in Krisenzeiten ist ein effizientes Forderungsmanagement für Unternehmen notwendig, um den eigenen Forderungen zuverlässig Geltung zu verschaffen und gleichzeitig eine positive Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten. Daher sind Experten gefragt, die diese Aufgabe verlässlich übernehmen. Nach der bestandenen Abschlussprüfung „Gepr. Fachkraft für Forderungsmanagement (SGD)“ sind Sie in der Lage, Zahlungsverzögerungen sowie Zahlungsausfälle zu vermeiden und Mahnstrategien einzusetzen.
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