Office Manager werden: Jetzt mehr über Gehalt & Berufsbild erfahren!

Je nach Größe der Unternehmen sowie den innerbetrieblichen Strukturen sind die Aufgaben und Befugnisse des/der Office Manager:in sehr unterschiedlich. In vielen Unternehmen werden aber sehr verantwortungsvolle Aufgaben an den/die Office Manager:in übertragen. Ein:e Office Managerin ist damit schon lange kein:e Sekretär:in mehr, denn sie übernimmt weitaus mehr und verantwortungsvollere Aufgaben als eine klassische Sekretärin. Dies spiegelt sich auch im Gehalt wider.

Wie wird man Office Manager:in?

Zum/Zur Office Manager:in wird man nicht durch eine Ausbildung (im Gegensatz zum Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement) und auch nicht durch ein Studium, man erlernt den Job in einer Weiterbildung. Eine vorherige Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf oder im Hotelgewerbe ist von Vorteil. Aber auch Quereinsteiger:innen können an der Weiterbildung teilnehmen. Für Berufseinsteiger:innen, die gerade von der Schule abgegangen sind, eignet sich die Weiterbildung also nicht.

Feste Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Weiterbildung gibt es in der Regel nicht. Gelegentlich werden Vorkenntnisse wie MS Office verlangt. Je nach Bildungsanbieter sind die Schwerpunkte und Inhalte der Ausbildung unterschiedlich. Mal wird der Schwerpunkt auf PC-Kenntnisse gelegt, mal auf kaufmännisches Wissen. Bei anderen Weiterbildungen wird dies bereits vorausgesetzt.

In der Regel gehören Themenbereiche wie Betriebswirtschaftslehre, Personalführung, Projekt- und Veranstaltungsmanagement und Verhandlungstechniken zu den Inhalten der Weiterbildung. Die Weiterbildung kann mit einer internen Prüfung und einem Teilnehmerzertifikat enden oder auf die IHK-Prüfung zum Office Manager vorbereiten. Hier werden eine schriftliche Prüfung und eine Präsentation verlangt.

Welche Eigenschaften sind für Office Manager:innen wichtig?

Je nach Unternehmen sind die Aufgaben eines/einer Office Manager:in und auch die damit verbundenen Eigenschaften sehr unterschiedlich. Grundsätzlich sind aber

• Teamfähigkeit,
• Verantwortungsbewusstsein,
• Personalführung,
• Organisationstalent und
• Kommunikationsstärke

Eigenschaften, die man als Office Manager:in mitbringen sollte.

Wo kann man Office Manager:in werden?

In der Regel beginnen Menschen nach einigen Jahren Berufserfahrung die Weiterbildung zum/zur Office Manager:in, die meist mit einem IHK-Zertifikat abschließt. Der Lehrgang dauert mehrere Monate und kann auch berufsbegleitend absolviert werden. Einige Bildungsanbieter bieten die Weiterbildung zum/zur Office Manager:in in Teilzeit, Vollzeit oder als Fernlehrgang an. Ein Fernstudium kann dabei eineinhalb Jahre dauern. Da Office Manager:innen oft in Vollzeit beispielsweise in der Verwaltung arbeiten, ist ein Fernlehrgang eine gute Alternative. Auch die SGD bietet die Weiterbildung zum/zur Office Manager:in an.

Welche Aufgaben hat ein:e Office Manager:in?

Als Office Manager:in vertreten Sie die Geschäftsführung und führen auch Personalgespräche. Der Arbeitsplatz befindet sich größtenteils in der Verwaltung eines Unternehmens. Zu den Aufgaben eines/einer Office Manager:in gehört es zudem, Aus- und Weiterbildungen zu organisieren oder Veranstaltungen und Projekte zu planen. Je nach Unternehmen können die täglichen Aufgaben allerdings sehr unterschiedlich sein. Oft koordiniert ein:e Office Manager:in die Büroarbeit und ist dabei die Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeiter:innen. Er oder sie plant Betriebsabläufe und ist für die Personalplanung zuständig. Verhandlungen und andere Gespräche gehören ebenfalls für viele Office Manager:innen zum Alltag. Dazu können Aufgaben wie Terminkoordination, Marktanalysen oder das interne Konfliktmanagement im Unternehmen kommen.

Die Aufgaben im Office Management sind damit sehr umfangreich. Office Manager:innnen müssen sich daher heute gut mit Microsoft Office und anderen Programmen auskennen, damit Betriebsabläufe reibungslos funktionieren. Auch betriebswirtschaftliches Wissen, rechtliche Grundlagen und Aspekte der Personalführung gehören zu den Grundlagen des Berufsbilds.

Welches Gehalt bekommt ein:e Office Manager:in?

Das Jahresgehalt eines/einer Office Manager:in liegt zwischen 36.000 und 52.300 Euro. Das Durchschnittsgehalt beträgt 42.300 Euro. Das Bruttogehalt ist aber unter anderem von der Branche, der Firmengröße und der Berufserfahrung abhängig. Das monatliche Einstiegsgehalt beträgt etwa 2600 Euro. Wer schon seit 20 Jahren im Unternehmen ist, verdient natürlich deutlich mehr als ein Berufseinsteiger:innen. Auch die Aufgaben sowie das Maß der Verantwortung spielen eine Rolle. Ein Bruttogehalt von 3.500 Euro ist durchaus üblich, wenn man kein:e Berufseinsteiger:in mehr ist, und liegt damit über dem Gehalt anderer kaufmännischer Berufe. Man kann sich grundlegend merken – auch Office Manager:innen erhalten mehr Gehalt, je anspruchsvoller und verantwortungsvoller die Aufgabe ist. Die regionalen Unterschiede können teils sehr gravierend sein. Während in Bremen je nach Unternehmen sogar Gehälter von fast 6.000 Euro im Monat möglich sind, liegt Mecklenburg-Vorpommern mit Gehältern von rund 1.300 Euro am unteren Ende der regionalen Spanne.

Warum es sich lohnt, Office Manager:in zu werden

Das Berufsbild des/der Office Manager:in ist noch relativ neu. Dennoch sind die Perspektiven sehr gut, da Office Manager:innen  in vielen Unternehmen und Branchen gefragt sind. Allerdings werden auch in diesem Beruf die Anforderungen immer komplexer. Mit der Bereitschaft zur Weiterbildung können aber sehr anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben auf Office Manager:innen zukommen. Die Berufschancen hängen dabei auch davon ab, wie viel Wissen ein Office Manager schon vorab mitbringt. Wer beispielsweise mehrere Sprachen beherrscht, kann auch in internationalen Unternehmen arbeiten. Weiterbildungen können dabei helfen, Führungsaufgaben zu übernehmen und ein höheres Gehalt zu bekommen.

Vor allem in der IT-Branche ist der Beruf des/der Office Manager:in sehr gefragt. Auch in weiteren Branchen wird sich der Beruf etablieren und in vielen Unternehmen eine zentrale Position einnehmen. Insbesondere für Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und Führungskräften sind Office Manager gefragt.

Die Weiterbildung zum/zur Office Manager:in ist eine anerkannte Qualifikation, die Absolventen zur Fachkraft im Büromanagement qualifiziert und ihnen ein höheres Gehalt ermöglicht. Für Arbeitnehmer:innen mit Vorkenntnissen lohnt sich die Weiterbildung als Zusatzqualifikation oft ebenso wie für Quereinsteiger:innen, die sich beruflich neu orientieren wollen oder planen, in den Bereich der Verwaltung zu wechseln.

Häufig gestellte Fragen zum/zur Office-Manager:in

Wie hoch ist das Gehalt eines/einer Office Manager:in?

Das monatliche Einstiegsgehalt eines/einer Office Manager:in beträgt 2600 bis 3000 Euro. Mit Berufserfahrung beträgt das Durchschnittsgehalt monatlich circa 3500 Euro. Dies entspricht einem Jahresgehalt von 36000 bis 52300 Euro, was einem jährlichen Durchschnittsgehalt von 42600 Euro entspricht.

Welche Voraussetzungen braucht man, um Office Manager:in zu werden?

Es gibt keine offizielle Ausbildung zum/zur Office Manager:in, aber eine Weiterbildung bei der SGD. Daher sollte man bereits eine kaufmännische Ausbildung hinter sich haben oder mit Berufserfahrung in einem ähnlichen Bereich aufwarten, um Office Manager:in werden zu können. Außerdem sollte man Verantwortungsbewusstsein, Organisationstalent und Kommunikationsstärke haben und teamfähig sein.

Welche Aufgaben hat ein Office Manager:in?

Der/die Office-Manager:in arbeitet in der Verwaltung des Unternehmens und koordiniert die Büroarbeit. Der Job kann aber abhängig vom Unternehmen stark in seinen Aufgaben variieren:  Er vertritt oft die Geschäftsführung, auch gegenüber Mitarbeiter:innen. Hinzu kommen können Aufgaben wie das Konfliktmanagement, die Marktanalyse und die Personalplanung.