Office Manager werden: Jetzt mehr über Gehalt & Berufsbild erfahren!

Die Arbeit als Office Manager und Managerin ist sehr abwechslungsreich und oft mit viel Verantwortung verbunden. In vielen Unternehmen ist der Office Manager und Managerin die Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden. Der Einstieg in den Beruf gelingt als Absolvent bzw. Absolventin einer Weiterbildung im Office Management (Büroleitung).

Die Aufgaben und Befugnisse eines Office Managers bzw. einer Managerin sind je nach Größe der Unternehmen sowie den innerbetrieblichen Strukturen sehr unterschiedlich. In vielen Unternehmen werden aber sehr verantwortungsvolle Aufgaben an jene übertragen, wodurch sie eine fachliche Assistenz für die Führungsebene bilden. Ein Office Manager bzw. eine Managerin ist damit schon lange keine Sekretärin bzw. Sekretär mehr, denn sie übernimmt weitaus mehr und verantwortungsvollere Aufgaben als eine klassische Assistenz der Vorgesetzten. Dies spiegelt sich auch im Jahres- sowie Einstiegsgehalt wider.

Wie wird man Office Manager:in?

Zum Office Manager bzw. Managerin wird man nicht durch eine Ausbildung (im Gegensatz zum Kaufmann für Büromanagement) und auch nicht durch ein Studium, man erlernt den Job in einer Weiterbildung. Eine vorherige Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf oder im Hotelgewerbe ist von Vorteil. Aber auch Quereinsteiger können an der Weiterbildung. Für Berufseinsteiger, die gerade von der Schule abgegangen sind, eignet sich die Weiterbildung also nicht.

Feste Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Weiterbildung gibt es in der Regel nicht. Gelegentlich werden Vorkenntnisse wie MS Office verlangt. Je nach Bildungsanbieter sind die Schwerpunkte und Inhalte der Ausbildung unterschiedlich. Mal wird der Schwerpunkt auf PC-Kennnisse gelegt, mal auf kaufmännisches Wissen. Bei anderen Weiterbildungen wird dies bereits vorausgesetzt.

In der Regel gehören Themenbereiche wie Betriebswirtschaftslehre, Personalführung, Projekt- und Veranstaltungsmanagement und Verhandlungstechniken zu den Inhalten der Weiterbildung. Die Weiterbildung kann mit einer internen Prüfung und einem Teilnehmerzertifikat enden oder auf die IHK-Prüfung zum Office Manager bzw. zur Managerin vorbereiten. Hier werden eine schriftliche Prüfung und eine Präsentation verlangt.

Wo kann man Office Manager:in werden?

Zahlreiche Bildungsanbieter verfügen über eine passende Weiterbildung im Bereich Office Management oder im Deutschen Büroleitung. Diese unterscheiden sich primär in den vermittelten Fähigkeiten und Kenntnissen sowie in der Dauer. Je nachdem, welche Fähigkeiten für Ihre späteren Tätigkeiten wichtig sind, sollten Sie diese Weiterbildung mit Bedacht wählen.

Der Lehrgang dauert in der Regel mehrere Monate und kann auch berufsbegleitend absolviert werden. Je nachdem, ob der Lehrgang in Teilzeit, Vollzeit oder als Fernlehrgang absolviert wird, differenziert die Dauer. Ein Fernstudium zum Office Manager bzw. zur Managerin kann dabei eineinhalb Jahre dauern. Da angehende Office Manager und Managerinnen oft in Vollzeit beispielsweise in der Verwaltung arbeiten, ist ein Fernlehrgang eine gute Alternative.

Auch die SGD, Deutschlands führende Fernschule, bietet die Weiterbildung zum/r Office Manager/in an, welche berufsbegleitend im Fernstudium absolviert werden kann.

Welche Aufgaben hat ein:e Office Manager:in?

Grundsätzlich vertreten Office Manager oder Managerin die Geschäftsführung und übernehmen organisatorische sowie administrative, um Büroprozesse sowie den Büroalltag zu optimieren. Sie werden im Deutschen nicht ohne Grund als Büroleitung betitelt. Der Arbeitsplatz befindet sich meist in der Verwaltung eines Unternehmens.

Zu den übergreifenden Aufgaben eines Office Managers bzw. Managerin gehören unter anderem das Organisieren von Aus- und Weiterbildungen, die Planung von Veranstaltungen und Projekte sowie das Führen von Personalgespräche.

Je nach Unternehmen können die täglichen Aufgaben allerdings sehr unterschiedlich sein und tendieren teilweise eher zu den klassischen Aufgabenbereichen der Buchhaltung oder des Personalwesens. Office Manager und Managerinnen planen häufig Betriebsabläufe, Büroprozesse und verantworten die Teamkoordination. Sie arrangieren zudem oft die Büroarbeit und sind dabei die Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden. Aufgrund dessen gehören die Personalplanung, Verhandlungen und andere Gespräche ebenfalls zum Arbeits- und Büroalltag. Ebenfalls können Aufgaben wie Marktanalysen, Archivierung, Datenverwaltung oder das interne Konfliktmanagement im Unternehmen hinzukommen.

Anzumerken ist, dass Office Manager und Managerinnen keinesfalls die Rolle eines Sekretärs oder einer Sekretärin einnehmen, viel mehr stellen sie eine fachliche Assistenz dar, welche Vorgesetzte und die Geschäftsführung entlasten sollen.

Die Aufgaben im Office Management sind damit sehr umfangreich. Office Manager und Managerinnen müssen sich daher heute gut mit Microsoft Office und anderen Programmen auskennen, damit Betriebsabläufe sowie notwendige Büroprozesse reibungslos funktionieren. Auch betriebswirtschaftliches Wissen, rechtliche Grundlagen und Aspekte der Personalführung gehören zu den Grundlagen des Berufsbilds.

Welche Eigenschaften sind für zukünftige Office Manager:innen wichtig?

Da die Aufgaben eines Office Managers bzw. Managerin stark variieren können, erfordert jede Stelle besondere Fähigkeiten. Grundsätzlich sind aber

• Teamfähigkeit,
• Verantwortungsbewusstsein,
• Personalführung,
• Organisationstalent und
• Kommunikationsstärke

zentrale Eigenschaften für das Office Management bzw. die Büroleitung.

Welches Gehalt bekommt ein:e Office Manager:in?

Das Jahresgehalt eines Office Managers bzw. einer Managerin liegt zwischen 36.000 und 52.300 Euro. Das Durchschnittsgehalt beträgt 42.300 Euro. Das Bruttogehalt ist aber unter anderem von der Branche, der Firmengröße und der Berufserfahrung abhängig.

Das monatliche Einstiegsgehalt beträgt etwa 2.600 Euro. Wer schon seit 20 Jahren im Unternehmen ist, verdient natürlich deutlich mehr als ein Berufseinsteiger.

Auch die Aufgaben sowie das Maß der Verantwortung spielen eine Rolle. Ein Bruttogehalt von 3.500 Euro ist durchaus üblich, wenn man kein Berufseinsteiger mehr ist, und liegt damit über dem Gehalt anderer kaufmännischer Berufe.

Man kann sich grundlegend merken – auch Office Manager und Managerinnen erhalten mehr Gehalt, je anspruchsvoller und verantwortungsvoller die Aufgabe ist. Die regionalen Unterschiede können teils sehr gravierend sein. Während in Bremen je nach Unternehmen sogar Gehälter von fast 6.000 Euro im Monat möglich sind, liegt Mecklenburg-Vorpommern mit Gehältern von rund 1.300 Euro am unteren Ende der regionalen Spanne.

Warum es sich lohnt, Office Manager:in zu werden

Das Berufsbild des Office Managers und Managerin ist noch relativ neu. Dennoch sind die Perspektiven sehr gut, da Office Manager und Managerinnen in vielen Unternehmen und Branchen gefragt sind. Allerdings werden auch in diesem Beruf die Anforderungen immer komplexer. Auf Absolventen und Absolventinnen der Weiterbildung zum Office Manager bzw. zur Managerin können aber sehr anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben zukommen. Die Berufschancen hängen dabei auch davon ab, wie viel Wissen ein Office Manager oder Managerin schon vorab mitbringt. Wer beispielsweise mehrere Sprachen beherrscht, kann auch in internationalen Unternehmen arbeiten. Weiterbildungen können dabei helfen, Führungsaufgaben zu übernehmen und ein höheres Gehalt zu bekommen.

Vor allem in der IT-Branche ist der Beruf des Office Managers bzw. Managerin sehr gefragt. Auch in weiteren Branchen wird sich der Beruf etablieren und in vielen Unternehmen eine zentrale Position einnehmen. Insbesondere für Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und Führungskräften sind Office Manager und Managerinnen gefragt.

Die Weiterbildung zum Office Manager und Managerin ist eine anerkannte Qualifikation, die Absolventen und Absolventinnen zur Fachkraft in der Büroleitung bzw. dem Büromanagement qualifiziert und ihnen ein höheres Gehalt ermöglicht. Für Arbeitnehmer mit Vorkenntnissen lohnt sich die Weiterbildung als Zusatzqualifikation oft ebenso wie für Quereinsteiger, die sich beruflich neu orientieren wollen oder planen, in den Bereich der Verwaltung zu wechseln.

Häufig gestellte Fragen zum Office Manager:in

Wie hoch ist das Gehalt eines/einer Office Manager:in?

Das monatliche Einstiegsgehalt eines Office Managers bzw. Managerin beträgt 2.600 bis 3.000 Euro. Mit Berufserfahrung beträgt das Durchschnittsgehalt monatlich circa 3.500 Euro. Dies entspricht einem Jahresgehalt von 36.000 bis 52.300 Euro, was einem jährlichen Durchschnittsgehalt von 42.600 Euro entspricht.

Welche Voraussetzungen braucht man, um Office Manager:in zu werden?

Es gibt keine offizielle Ausbildung zum Office Manager bzw. zur Managerin, aber eine Weiterbildung bei der sgd. Daher sollte man bereits eine kaufmännische Ausbildung hinter sich haben oder mit Berufserfahrung in einem ähnlichen Bereich aufwarten, um Office Manager bzw. Managerin werden zu können. Aber auch für Quereinsteiger mit Berufserfahrung eignet sich dieser Beruf. Außerdem sollten Verantwortungsbewusstsein, Organisationstalent und Kommunikationsstärke zu den Fähigkeiten gehören.

Welche Aufgaben hat ein:e Office Manager:in?

Office Manager und Managerinnen arbeiten in der Verwaltung des Unternehmens und koordinieren die Büroarbeit. Sie dienen als fachliche Assistenz der Führungsebene. Der Job kann aber abhängig vom Unternehmen stark in seinen Aufgaben variieren: So kann eine Vertretung der Geschäftsführung auch gegenüber der Belegschaft dazu gehören. Hinzukommen können Aufgaben wie das Konfliktmanagement, Archivierung, Datenverwaltung, Marktanalysen und die Personalplanung.